Datos personales y educación: los cambios son ahora

Hoy Chile cuenta con más de 3.5 millones de alumno(a)s matriculados en aproximadamente 10 mil establecimientos educacionales. Cada uno de ellos al momento de postular o desarrollar su vida escolar provee de cientos -sino miles- de datos personales, algunos de los cuales son sensibles, los que son recolectados, almacenados, tratados y muchas veces compartidos sin los debidos resguardos para garantizar su integridad y pudiendo afectar irremediablemente la privacidad del alumno o alumna.

La nueva ley de protección de datos personales (N°21.719), reconoce de manera expresa la protección de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA) y establece explícitamente la obligación de los establecimientos educacionales de velar por la protección de dicha información. Si bien se trata de un avance sustantivo para proteger a NNA y evitar difusión o circulación de sus datos e imágenes sin el debido consentimiento y resguardo, la nueva norma apareja adicionalmente una obligación proactiva de los colegios para redefinir sus procesos de recolección, tratamiento, almacenamiento, resguardo y cancelación de los datos y así evitar que se afecten los derechos de su propia comunidad escolar.

En el normal desarrollo de la actividad escolar fluyen naturalmente una gran cantidad de datos entre el colegio y su comunidad, tales como la identificación personal de postulantes y alumnos, calificaciones, conducta, enfermedades o afecciones, situación familiar, adscripción religiosa, información de pago, e imagen, por mencionar algunos. Lo importante es que los colegios tengan claridad sobre qué datos poseen, cómo los obtuvieron, dónde los tienen almacenados, cómo los almacenan y protegen y por supuesto quiénes pueden acceder a ellos.

Esto implicará adecuaciones normativas en su reglamento interno, contratos con proveedores, avisos sobre toma de imágenes al interior del establecimiento y muchas otras acciones que la experiencia comparada nos ha permitido conocer en detalle y que nos encontramos aplicando en Chile. De igual forma, la nueva ley de protección de datos personales, implicará capacitación diferenciada según estamento dentro de la comunidad escolar, para que los cambios que se implementen sean efectivamente aplicados por quienes cumplen funciones en el colegio.

Los procesos de adecuación interna en instituciones educacionales, así como en cualquier tipo de organización, requieren necesariamente de un diagnóstico inicial y disposición al cambio para comprender que más allá de ser un cambio normativo, se requiere de una transición cultural y corporativa hacia el uso responsable de los datos personales de NNA y de la comunidad académica en su conjunto.

En este sentido, es importante tener presente que tratándose de datos de NNA, la nueva ley los protege con mayor intensidad, clasificándolos como datos especialmente protegidos y donde una de las consecuencias del incumplimiento de las medidas especiales de protección puede traer aparejadas sanciones graves y gravísimas de hasta 20.000 UTM a la institución educativa, más las indemnizaciones personales que pudieran corresponder y sin perjuicio del daño reputacional del establecimiento.

Chile avanza, no cabe duda, pero se requiere que las comunidades educativas comprendan la magnitud del cambio e inicien prontamente su proceso adecuatorio para llegar al inicio de la vigencia de la nueva ley con su estructura y procesos debidamente adecuados y proteger los datos de lo más valioso que tiene un colegio, su comunidad escolar.